Elementy składowe faktury

Żadna faktura VAT nie obejdzie się bez zestawu obowiązkowych elementów. Te jednak mogą się zmieniać wraz z ewoluującymi przepisami. Dane jednego dnia konieczne, następnego stają się już zbędne. Jakie więc elementy faktury VAT nie są obowiązkowe? Oto 7 najważniejszych, którymi zwykle nie trzeba sobie zaprzątać głowy.

1. Nazwa dokumentu – zwykle „Faktura VAT”
Sporo zmian w fakturowaniu przyniósł przedsiębiorcom początek 2013 r. Część z nich była zaledwie kosmetyczna, inne z kolei dotyczyły ważnych kwestii. Wśród najistotniejszych znalazło się wykreślenie z listy niezbędnych elementów faktury jej tytułu. O tym czy wystawiony dokument jest fakturą decyduje jego zawartość, a nie nazwa.

Sprawia to że przedsiębiorca może zatytułować fakturę jak tylko uważa za słuszne. Nic więc nie stoi nie przeszkodzie, by opisać ją np. jako… „Faktura VAT” 😉 Dozwolone jest również nie nadawanie dokumentowi żadnej nazwy.

2. Oznaczenie „oryginał” i „kopia”
Przez szereg lat właściciele firm musieli uważać, by wystawioną fakturę odpowiednio oznaczyć – jako „oryginał” (trafiał do nabywcy) lub „kopia” (zostawała u przedsiębiorcy). Od stycznia 2011 r. nie ma takiej konieczności. Fakturę należy po prostu wystawić w dwóch egzemplarzach i jeden z nich przekazać kontrahentowi.

Zdarza się jednak, że klienci przyzwyczajeni do oznaczeń „oryginał” i „kopia” proszą o wystawienie faktury z odpowiednią adnotacją. Co wtedy? Sposób postępowania zależy tylko od przedsiębiorcy – przepisy pozwalają tu na dowolność. Można więc przesłać kontrahentowi dokument opatrzony słowem „oryginał”.

O tym czy na wystawionej fakturze zamieścić jedno z wymienionych określeń może także zdecydować użytkownik inFaktu. Jak wygląda to w praktyce? Zajrzyjcie do tego artykułu.

3. Sposób płatności i numer konta
Patrząc na wymienione elementy faktury VAT wydawałoby się, że co jak co, ale te trzeba koniecznie zamieścić. A jednak nie. Sposób płatności, a także numer konta znajdują się na liście danych, o które przedsiębiorca nie musi dbać w kontekście wystawiania faktur.

Z praktycznego punktu widzenia warto jednak takie dane zamieścić na dokumencie. Przede wszystkim, by uniknąć nieporozumień i otrzymać zapłatę w oczekiwany sposób.

4. Podpis lub pieczątka
Wystawienie faktury nie wymaga od sprzedawcy i nabywcy złożenia na niej podpisów, czy też przybicia pieczątek. Bez tych dwóch elementów faktura jest jak najbardziej poprawna.

Jeśli jednak przedsiębiorca chce w dodatkowy sposób zwiększyć autentyczność sporządzonego dokumentu może się zdecydować na podpis lub pieczątkę (a nawet oba te elementy jednocześnie). W takiej sytuacji faktura nabiera większej „mocy dowodowej” w razie sporu związanego z daną transakcją.

5. Symbol PKWiU
PKWiU czyli Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług to swego rodzaju katalog zawierający kategorie towarów i usług, które można kupić lub sprzedać w Polsce. Dawniej przedsiębiorca, który chciał zastosować stawkę VAT, która była inna niż podstawowa (23%, a wcześniej 22%) musiał zwykle na fakturze zamieścić symbol PKWiU.

Taki obowiązek już jednak nie istnieje. Co za tym idzie nie ma konieczności zamieszczania symbolu PKWiU na fakturze w kontekście żadnej transakcji.

6. Oznaczenia „zw” i „np”
Na początek krótkie wyjaśnienie. Otóż oznaczeniem „zw” określa czynności zwolnione z opodatkowania VAT-em. Znajdują się wśród nich m.in.:

usługi medyczne,
korepetycje nauczycielskie,
usługi pośrednictwa finansowego, ubezpieczeniowego itp.,
najem nieruchomości, które są przeznaczone na cele mieszkaniowe.
Z kolei oznaczenie „np” („nie podlega”) dotyczy sprzedaży, która nie jest opodatkowana VAT-em w Polsce. Odnosi się to zwłaszcza do eksportu usług. To bowiem transakcja opodatkowywana w kraju nabywcy.

Oznaczenia „zw” i „np” na fakturach (umieszczane zwykle w miejscu stawki VAT) są na tyle powszechne, że mogą wydawać się konieczne. Warto jednak wiedzieć, że bez nich faktura nadal może być poprawna. To bowiem jedynie zwyczajowe określenia informujące o opodatkowaniu transakcji VAT-em, które nie są obowiązkowymi elementami faktur.

Choć zdecydowanie warto zamieszczać na fakturach oznaczenia „zw” i „np” w celach informacyjnych – zarówno dla klienta, jak i dla fiskusa, na wypadek kontroli.

7. Dane zależne od rodzaju transakcji
Wśród elementów faktury VAT, które nie są obowiązkowe należy wymienić również te, które zależą od rodzaju transakcji. Niekiedy więc przedsiębiorca musi zamieścić je na dokumencie, w innym przypadku zaś nie. Dotyczy to m.in. takich danych jak:

  • numer NIP,
  • podstawa zwolnienia z VAT.

W przypadku NIP numer ten nie jest obowiązkowy jeśli faktura wystawiona jest dla osoby prywatnej. Wynika to z faktu, że taka osoba nie prowadzi działalności, więc NIP-u formalnie może nie mieć.

W kontekście podstawy zwolnienia z VAT to konieczność jej zamieszczenia odnosi się do przedsiębiorców zwolnionych z VAT przedmiotowo, czyli na podstawie rodzaju transakcji. Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo (do limitu 200 tys. zł rocznie) nie muszą zamieszczać na fakturach podstawy do zwolnienia z VAT.